Waarom | Basis | Hoe werkt het | Hoe te gebruiken | Voorbeelden
Test een nieuwe standaard voor projectcommunicatie
Start uw organisatie een nieuw project. Begin dan met het invullen van de OpenProjectMap. De map helpt om projecten goed inzichtelijk te krijgen inzake aanpak, doorlooptijden en mogelijkheden voor participatie en online samenwerking.
Tijdens het project ondersteunt de OpenProjectMap belanghebbenden en kenniswerkers met projectoverzicht en het snel vinden van (beslis)documenten.
Waarom de open projectmap
Projecten overzien is lastig. We hebben vaak te maken met:
onvoldoende projectoverzicht
losse bestanden
geen toegang tot bestanden
sterk uiteenlopend taalgebruik
lange doorlooptijden van projecten
Doordat projecten vaak lastig zijn te overzien ontstaan onduidelijkheid en inefficiëntie bij kenniswerk, participatie en samenwerking.
De open projectmap is bedoeld om projectinformatie gestandaardiseerd te ordenen en snel vindbaar en inzichtelijk te maken voor alle belanghebbenden en geïnteresseerden.
De open projectmap sluit aan bij veel in de praktijk gebruikte hoofdactiviteiten en documenten.
Snel projecten overzien.
Voor iedereen.
Korte samenvattingen
Uitleg belangrijke projectonderdelen.
Makkelijk en snel inzicht in een project.
Micro projectoverzicht
Kleinste projectoverzicht ter wereld.
Direct de projectstatus overzien.
Universele roadmap
Volledig projectoverzicht, van agendering tot realisering.
Geschikt voor elk project en elk vakgebied.
Traditionele projectstappen
Iteratieve (agile) projectstappen
Focus op hoofdzaken
Losse bestanden zoals correspondentie, afbeeldingen, tabellen en andere documentatie. Deze veelheid aan versnipperde informatie maakt projecten onoverzichtelijk en kenniswerk tijdrovend en inefficiënt.
Een hoofddoel van de open projectmap is om hoofdzaken en ruis te filteren – door met 1 (max. 2) hoofddocumenten per projectonderdeel te werken. Deze hoofddocumenten kunnen zijn:
Besluitdocumenten
(officiële afronding van hoofdactiviteiten)
Verslaglegging
(verantwoording van hoofdactiviteiten)
Werkdocumenten
(conceptversies in uitvoering of ‘open voor input’)
Hoe werkt het
Bewezen projectstappen
De open projectmap is een gestandaardiseerd overzicht van veel voorkomende stadia en onderdelen in projecten, weergegeven op volgorde van efficiënt werken en constructieve besluitvorming.
6 projectfasen/-stadia
Initiatie
Definitie
Ontwerp
Ontwikkeling of Inkoop
Realisatie
Gebruiken en Beheren
4 stappen per fase/stadium
Coördineren (plan)
Opbouwen (do)
Vastleggen (check)
Transformeren (act)
hoofdlijnen – detaillering
Eerst hoofdlijnen vaststellen,
daarna detaillering uitwerken
2 hoofdroutes
Traditionele projectuitvoering
Iteratieve (agile) projectuitvoering
Voorbeeld hoofdroutes
Één taal
Vakgebieden, organisaties en projectmanagement gebruiken vaak uiteenlopende (management)taal voor dezelfde activiteiten en documenten. De open projectmap koppelt deze taal aan veel voorkomende hoofdactiviteiten en begrijpelijk Nederlands.
Basisopbouw
Voorbeeld 1
Voorbeeld 2
Klik hier voor een volledig overzicht van alle benamingen per hoofdactiviteit.
Kleuren
De open projectmap werkt met kleuren om sneller inzicht te krijgen in de status van projecten.
Hoe te gebruiken
De open projectmap wordt samengesteld door het projectteam.
Elke hoofdactiviteit wordt voorzien van een link naar een verslaglegging, een besluitdocument, een overzichtspagina met werk in uitvoering of een (blog)pagina waar men input kan geven via de comments.
Het projectteam koppelt naar alle belanghebbenden terug hoe hun input en feedback is verwerkt. En, via een nieuwsbrief, hoe de voortgang van het project verloopt.
Duidelijk wordt aangegeven wanneer en hoe participatie wordt uitgevoerd.
Voorbeelden
Bouw & Infra
Inkoop product/dienst
IT waterval
IT agile
Omgevingswet
Een grote innovatie in onze democratie is de nieuwe omgevingswet, welke ingaat per 1-1-2022. De nieuwe wet verplicht vroegtijdige participatie bij ruimtelijke projecten.
De open projectmap sluit naadloos aan bij de omgevingswet.
Handige canvassen
Voor brainstorming en lange termijnplanning.
Handmatig en digitaal.
