Hoe voer je een participatieproces op een constructieve manier uit? Zodat gebruikers, burgers, medewerkers en andere belanghebbenden zich gehoord en serieus genomen voelen.
De praktijk leert dat input ophalen bij belanghebbenden en deze achter gesloten deuren uitwerken tot een beslisdocument vaak leidt tot ongenoegen. Deelnemers zien hun eigen input onvoldoende terug en voelen zich te kort gedaan, met negatieve reacties tot gevolg.
Als social innovation designer en ontwerper van de open projectmap en open procesmap, zie afbeelding, zie ik de meest constructieve opbouw van participatieprocessen als volgt:
1. Besluit door bestuur of raad: het bestuur, bijv. het college van B&W, of de (gemeente)raad geeft een duidelijke opdracht welke beslisdocument(en) op een participatieve wijze worden uitgevoerd. Deze opdracht dient te omvatten hoe deze processen dienen te worden uitgevoerd.
2. Voorbereiden projectstap: het projectteam zet de opdracht van de raad om in een draaiboek. Optie: belangengroepen kunnen feedback geven m.b.t. kennis, informatie en vraagstellingen.
3. Informeren en kennis delen: Maak alle relevante informatie online toegankelijk en informeer alle belanghebbenden, rechtstreeks en via sociale media, over het participatieproces.
4. Input vragen: Stel duidelijke vragen, rechtstreeks en via sociale media. Vraag waarom, ga de dialoog aan, onderzoek waar meningsverschillen knelpunten en overeenkomsten.
5. Conceptversie schrijven: Beschrijf de input van alle belangengroepen in een concept versie van het beslisdocument. Optie: alle belangengroepen kunnen meeschrijven aan de conceptversie.
6. Feedback vragen: Vraag alle belanghebbenden, rechtstreeks en via sociale media, om reacties en instemming (met onderdelen) van het conceptdocument.
7. Definitieve versie schrijven: Beschrijf de feedback van alle belangengroepen in een definitieve versie van het beslisdocument. Optie: alle belangengroepen kunnen meeschrijven aan de definitieve versie.
8. Instemming vragen: Stuur alle belanghebbenden het definitieve document toe en vraag om instemming, zowel online en via officiële (inspraak)procedures.
9/1. Besluit door bestuur of raad: Stuur het definitieve document naar het bestuur en/of de raad, inclusief alle instemming en afwijzingen. Herhaal deze werkwijze voor de volgende projectstap.
Samengevat: constructieve participatieprocessen vragen om een goede, duidelijke opdracht voor “hoe” het participatieproces wordt uitgevoerd. Zonder duidelijke opdracht gaan projectteams vaak te kort door de bocht, waardoor onvrede wordt gevoed.
#participatie #omgevingswet #inwonersparticipatie #burgerparticipatie #multistakeholderparticipatie #openinnovatie #politiek #wethouders #gemeenteraad
Dit artikel is tevens gepubliceerd op LinkedIn.